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RESPONSABILITÉS
1. Comptes à recevoir/à payer
1.1. Effectue l’analyse des comptes clients et attribue le crédit aux comptes ;
1.2. Maintient une liste des contacts clés de chaque compte ;
1.3. Examine le rapport de vieillissement hebdomadaire et adresse les comptes en souffrance depuis plus de 45 jours ;
1.4. Contacte les clients concernant les comptes en souffrance par courriel et par téléphone ;
1.5. Vérifie tous les comptes fournisseurs et factures conformément au bon de commande et traite les factures dans le système informatique pour paiement ;
1.6. Aide à la facturation selon le connaissement et reçoit les chargements entrants dans le système informatique.
2. ENCAISSEMENTS
2.1. Effectue quotidiennement les dépôts de chèques et les paiements par carte de crédit ;
2.2. Faire correspondre le dépôt direct du client avec le relevé bancaire et préparer la liste des dépôts ;
2.3. Effectue quotidiennement le dépôt en espèces dans le système informatique.
3. RÉCONCILIATION BANCAIRE
3.1. Examine le relevé bancaire de chaque mois, vérifie les dépôts et les retraits par rapport aux montants du grand livre ;
3.2. Préparer les écritures de journal préliminaires et nécessaires pour l’ajustement ;
3.3. Fait le rapprochement bancaire de fin de mois.
4. AUTRES TÂCHES CONNEXES
4.1. Prend en charge les opérations commerciales en conservant des données statistiques ;
4.2. Effectue le rapprochement et l’ajustement des stocks de fin de mois pour s’assurer que la paperasserie a été traitée correctement ;
4.3. Planifie son temps selon les échéances et les priorités;
4.4. Accomplit d’autres tâches ou responsabilités à la demande de son superviseur.
RESPONSIBILITIES
1. Accounts receivable/payable
1.1. Performs accounts receivable analysis and assigns credit to accounts;
1.2. Maintains a list of key contacts of each account;
1.3. Reviews weekly aging report and address accounts over 45 days past due;
1.4. Contacts customers regarding past due accounts by email and phone calls;
1.5. Verifies all payable accounts and invoices according to purchase order and process invoices in the computer system for payment;
1.6. Assists with invoicing according to bill of lading and receives inbound loads into the computer system.
2. CASH RECEIPTS
2.1. Performs daily cheque deposits and credit card payment;
2.2. Matches customer direct deposit with bank statement and prepare deposit list;
2.3. Applies cash deposit in the computer system on a daily basis.
3. BANK RECONCILIATION
3.1. Reviews each month’s bank statement, checks deposits and withdraws against ledger amounts;
3.2. Prepare preliminary and necessary journal entries for adjustment;
3.3. Does the month end bank reconciliation.
4. OTHER RELATED TASKS
4.1. Supports business operation by maintaining statistical data;
4.2. Does the month end inventory reconciliation and adjustment to make sure the paper work were handled correctly;
4.3. Plans his time according to deadlines and priorities;
4.4. Performs others tasks or responsabilities as requested by his supervisor.
Scolarité : Diplôme d’études collégiales ou Baccalauréat en administration ou en comptabilité ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.
Expérience : 3 à 5 ans dans un poste administratif ou comptable
Compétences : Sens développé de l’organisation, être méthodique, autonomie, bonne gestion du temps et bonne communication, capacité de résolution de problèmes, souci du détail Autres :
– Langues : Anglais (clientèle ontarienne unilingue anglophone)
– Logiciels : Word, Excel, Access, Outlook
– Mobilité : Non
Education : College ou Bachelor Degree in administration or accounting or any other combination of training and experience deemed relevant.
Experience : 3 to 5 years in a administrative or accounting job
Skills : Developed sense of organization, be methodical, autonomy, good management time and good communication, problem solving skill, detail oriented
Others : – Languages : English
– Softwares : Word, Excel, Access, Outlook
– Mobility : No
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