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Adjoint administratif ferroviaire

DESCRIPTION SOMMAIRE

L’adjoint administratif ferroviaire travaille sous la supervision du superviseur administratif. Il est responsable de l’accueil des visiteurs, de répondre aux appels téléphoniques et de fournir des services bureautiques aux terminaux ferroviaires et de nitrate. Il peut aussi être appelé à accomplir diverses tâches liées aux opérations

PRINCIPALE RESPONSABILITÉS

  1. SUPPORTS AUX ACTIVITÉS DES TERMINAUX
    • Accueille les clients au terminal ferroviaire lors de la réception des véhicules et répond aux appels téléphoniques;
    • À l’occasion, inspecte des véhicules lorsque le volume des opérations est élevé;
    • Réceptionne diverses marchandises en ouvrant, émettant et complétant les bons de commandes d’achats dans le système informatique, s’assure que les quantités correspondent et que les coûts sont imputés au bon compte;
    • Prépare la documentation du terminal ferroviaire nécessaire pour l’envoi du train hebdomadaire du client: liste des véhicules et marchandise envoyés, détail des wagons remplis, bordereaux de transport et autres documents liés au convoi;
    • Prépare la documentation du terminal de nitrate pour l’envoi du train hebdomadaire du client : registre, inventaire, expédition, bordereaux, concentrations de produits, etc.;
    • Prend les réservations des clients concernant le transport ferroviaire des véhicules de concert avec la technicienne de Sept-Îles.
  2. PRÉPARATION DE DOCUMENTS
    • Ouvre et complète les bons de levage et de travaux en colligeant les données reçues du contremaitre dans le système informatique;
    • Traite les feuilles de temps des employés du terminal ferroviaire et achemine les documents au personnel administratif de Sept-Îles pour le traitement de la paie;
    • Obtient toutes les données nominatives d’un nouvel employé, complète le formulaire des données personnelles, fait signer les politiques de l’entreprise et transmet le tout au technicien en comptabilité pour l’ouverture du dossier;
    • Fait un suivi des activités avec les fournisseurs et les clients par le biais de courriels et d’appels téléphoniques;
    • Prépare des fichiers et des rapports à la demande du surintendant : rapport d’évènement, registre d’inventaire, suivi des équipements, etc.;
    • S’occupe des envois de documents au bureau administratif de Sept-Îles;
    • Envoi la correspondance aux clients lorsque des documents nécessitent des signatures et en assure le suivi.
  3. AUTRES TÂCHES CONNEXES
    • Ouvre, distribue et poste le courrier;
    • S’occupe des commandes de la papeterie des deux terminaux;
    • Fourni le support clérical au bureau administratif de Sept-Îles;
    • Fait diverses commissions pour le besoin des deux terminaux;
    • Exécute toutes tâches ou responsabilités demandées par le surintendant des terminaux et son supérieur.

EXPÉRIENCES ET COMPÉTENCES SOUHAITÉES

  • Scolarité : Diplôme d’études professionnelle en bureautique ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente;
  • Expérience : 2 ans d’expérience dans le domaine administratif;
  • Habiletés : Accueillant, bonne communication, débrouillardise, sens développé de l’organisation et de la gestion des priorités;
  • Langues : Français et bonne connaissance de l’anglais;
  • Logiciels : Word, Excel, Outlook;
  • Déplacements à l’occasion.

NOS CONDITIONS | AVANTAGES

  • Environnement de travail stimulant;
  • Équipe hors du commun;
  • Horaire de jour du lundi au vendredi;
  • Rémunération compétitive.

 

  • Filiale: Porlier Express
  • Lieu de travail: Port-Cartier
  • Statut de l'emploi: Permanent, temps plein

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