Représentant au service à la clientèle

DESCRIPTION SOMMAIRE

Le représentant du service à la clientèle travaille sous la supervision du directeur-adjoint du transport. Il répond aux appels et aux demandes de renseignements et il traite les demandes de service selon les standards requis. Il assure le lien entre le service de répartition et la clientèle.

RESPONSABILITÉS

  • Reçoit la commande du client, du répartiteur ou de l’opérateur et confirme au client la réception de la commande dans le respect de la procédure relative à la prise de commande;
  • Crée dans le système informatique le code pour les nouveaux produits, qui est validé par les coordonnateurs SST à l’aide de l’information indiquée sur la fiche signalétique (SIMDUT), relie le produit au destinataire;
  • Transmet verbalement au répartiteur les informations relatives à la commande (client, produit, heure de livraison, etc.) et l’avise lorsque les données seront enregistrées dans le système informatique lors de l’appel ou de la réception du bon de commande acheminé par le client;
  • Crée le bon de chargement dans le système informatique sur réception du bon de commande, enregistre les données du client, du produit et du destinataire et imprime une copie pour classement;
  • Reçoit, par courriel de l’opérateur lorsque requis, les données techniques relatives à certains produits et les retranscrit sur le bon de chargement;
  • Achemine le bon de chargement au transporteur désigné et au commis de l’usine où aura lieu le chargement du produit pour les informer d’une livraison à effectuer;
  • Communique au besoin avec le client pour l’aviser d’un changement au sujet de la livraison, précise les motifs, prend de nouvelles ententes ou le tient informé, modifie le bon de chargement dans le système informatique et inscrit la raison du changement. Réimprime le bon de chargement et réachemine par télécopieur au transporteur et au commis d’usine et le classe;
  • Reçoit du répartiteur ou du client l’annulation de la commande, l’annule dans le système informatique et avise le transporteur désigné et le commis concerné;
  • Transmet au besoin à la comptabilité les demandes de clients relatives aux connaissements et à la facturation dont le mouvement a été effectué antérieurement et est fermé;
  • Faire un suivi de l’inventaire de nitrate en collaboration avec le superviseur du plan 16, ajuste l’inventaire en fonction des travaux de maintenance prévus au calendrier et des besoins d’approvisionnement;
  • Vérifie à chaque jour l’inventaire, précise à chaque semaine les besoins en approvisionnement de nitrate et transmet la demande par courriel à la compagnie concernée et précise le nombre de wagon requis pour assurer un inventaire suffisant au déroulement des activités du plan 16;
  • Concilie occasionnellement les wagons reçus avec les factures du CN pour vérifier la surestarie (temps d’attente), confirme ou précise les modifications à apporter sur ces factures à la compagnie concernée;
  • Génère à chaque jour au moyen du système informatique le rapport des livraisons et l’achemine à la compagnie en question;
  • Au besoin, pour supporter le contremaître du plan 16, prépare le connaissement de wagon à l’aide du logiciel E-business du CN pour confirmer le retour de wagons vides, procède à la demande de placement de wagons de nitrate pour livraison au plan 16 et règle les problèmes de logistique ou de facturation avec le CN;
  • Vérifie à chaque semaine dans le système informatique si les clients ont payé la facture de manutention de wagon ou de surestarie avant de payer la facture de la compagnie de chemin de fer.

AUTRES TÂCHES CONNEXES

  • Reçoit les appels qui transitent par le numéro 800, transfère les appels à qui de droit;
  • Planifie son temps en fonction des priorités et/ou des échéances de chaque dossier;
  • Collabore avec les autres membres de l’équipe pour assurer un excellent service à la clientèle;
  • Exécute toutes autres tâches ou responsabilités demandées par son supérieur.

SPÉCIFICATIONS D’EMPLOI

– Scolarité :        Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou diplôme d’études secondaires ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.

– Expérience :    3 ans d’expérience dans le domaine du service à la clientèle

– Habiletés :       Sens des priorités, bonne communication, être méthodique, orientation service à la clientèle

– Langues : Bilinguisme Français et Anglais

– Logiciels : Word, Excel, Outlook

  • Filiale : Transport Somavrac
  • Lieu de travail : Trois-Rivières
  • Statut de l'emploi : Permanent, temps plein

Postuler sur ce poste

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